Het beheren van een groot onderzoekscentrum brengt unieke uitdagingen met zich mee die de meeste HR-afdelingen zelden tegenkomen.
De HR-medewerkers van het VIB Center for Inflammation Research (IRC) beheren meer dan 350 onderzoekers, postdoctorale onderzoekers, doctoraatsstudenten en ondersteunend personeel die onderzoek voeren aan de UGent of binnen verschillende VIB-groepen.
Elk van deze medewerkers heeft eigen noden, verschillende toegangsvereisten en uiteenlopende tijdslijnen. Verouderde HR-systemen hebben moeite met het beheren van deze complexe processen, zoals:
- Toegang tot budget- & personeelsinformatie
- Geautomatiseerde onboarding-, crossboarding- en offboardingflows
- Eventbeheer
- Trainingen gekoppeld aan automatische toegangsaanvragen
Al deze bewegende onderdelen vereisen een robuuste applicatie.
De op maat gemaakte Collab Tool van IRC verwerkt deze taken probleemloos.
De applicatie is gericht op het stroomlijnen van HR-behoeften van universitaire onderzoekseenheden. Vanaf de eerste werkdag tot het vertrek van een onderzoeker, handelt de module alle HR-diensten foutloos af.
De module voor medewerkers is opgebouwd rond zes kernfuncties, die met elkaar verbonden zijn om de totale ervaring van de medewerker te verbeteren. Deze functies nemen de meest arbeidsintensieve taken over en zorgen ervoor dat alles binnen de perken blijft.
Belangrijkste functies
Instelbaar overzicht & rolgebaseerde HR-dashboards
Bij het ontwikkelen van het medewerkersoverzicht werd al snel duidelijk dat niet elke medewerker van HR dezelfde informatie nodig heeft. De noden van een afdelingshoofd dat één onderzoeksgroep aanstuurt verschillen van die van de HR-verantwoordelijke die het hele team beheert. We hebben de module zo ontworpen om informatie op te halen op basis van de gebruikersrol en verantwoordelijkheden.
Bijvoorbeeld: labmanagers zien enkel gegevens over hun eigen teamleden, zoals contactgegevens en toegangsrechten. Afdelingshoofden krijgen een volledig overzicht van hun hele afdeling, inclusief personeelsaantallen en contractinformatie. Centrale HR-beheerders hebben toegang tot organisatiebrede gegevens en kunnen rapporten genereren over meerdere afdelingen.
Het dashboard past zich automatisch aan bij het inloggen. Zo wordt privacy en veiligheid gegarandeerd, terwijl elke gebruiker voldoende toegang heeft om zijn taken efficiënt uit te voeren. Een postdoc-begeleider hoeft bijvoorbeeld geen toegang te hebben tot looninformatie van andere afdelingen, maar wel tot de contactgegevens en geplande evenementen van zijn eigen groep.
Deze rolgebaseerde toegang vermindert onduidelijkheid en tijdverlies bij het zoeken naar relevante info. HR-gebruikers melden dat ze minder tijd nodig hebben voor personeelsbeheer, omdat ze sneller de juiste informatie vinden.
Bovendien beschermt deze functie tegen datalekken, omdat enkel geautoriseerd personeel toegang heeft tot vertrouwelijke gegevens.
Geautomatiseerde IT-accountaanvragen met API-integratie
Elke nieuwe medewerker heeft doorgaans toegang nodig tot meerdere systemen: universiteitsnetwerken, labo-apparatuur, dataopslag en onderzoeksspecifieke software. Alles start hier bij hun IT account. Voorheen verliep het proces om deze aan te vragen manueel via e-mail, wat leidde tot fouten en informatieverlies tussen afdelingen.
We bouwden daarom een geautomatiseerde functie in voor IT-aanvragen. Zodra een nieuwe medewerker aan het systeem wordt toegevoegd, worden automatisch aanvragen verstuurd naar alle relevante systemen.
Dit heeft de communicatie beperkt tot het strikt noodzakelijke en de kans op fouten sterk verminderd (zoals gemiste aanvragen, foutieve rechten, foutieve personeelsgegevens), wat vaak voorkwam bij manuele verwerking.
Gestroomlijnde onboardingflow
In tegenstelling tot klassieke bedrijven is onboarding in een onderzoeksomgeving veel complexer. De voorbereiding voor een nieuwe doctoraatsstudent verschilt sterk van die voor een gastonderzoeker. Bij IRC start het onboardingproces één maand vóór de eerste werkdag. De nieuwe medewerker krijgt via een aangepast formulier de vraag om persoonlijke gegevens in te vullen. Teamleden ontvangen automatisch een melding van de nieuwe medewerker. De nieuwe mede werker wordt ingeschreven voor de nodige trainingen. De creatie van IT-accounts, inschrijving in e-maillijsten en toewijzing van verplichte opleidingen worden automatisch opgestart. Op de eerste werkdag wordt een opvolgplan gelanceerd om een vlotte start te garanderen.
De module automatiseert dit hele proces en biedt HR een duidelijk overzicht van de status van elke stap.
De flow is aanpasbaar per onderzoeksgroep en functie. Deze flexibiliteit zorgt voor maatwerk zonder afbreuk te doen aan consistentie. De HR-medewerkers hebben een overzicht en de nieuwe medewerkers kunnen sneller aan de slag. Dit tijdsvoordeel telt op, zeker omdat IRC elk jaar tientallen nieuwe onderzoekers verwelkomt.
Opvolgingstraject
Onboarding stopt niet na de eerste week. Onderzoeksprojecten duren vaak maanden tot jaren. Het opvolgingstraject volgt de eerste maanden van elke nieuwe medewerker op. Op basis van hun rol en tijdslijn wordt een opvolgschema’s gemaakt.
Op verschillende momenten worden automatische bevragingen gestuurd om feedback te verzamelen over noden, uitdagingen en tevredenheid, zowel van de medewerker als van zijn of haar leidinggevende.
Belangrijke voordelen van deze functie:
- Continue communicatie en opvolging van nieuwe medewerkers
- Vroegtijdige signalering van structurele problemen
- Inzicht voor HR en leidinggevenden in de ervaringen van elke medewerker
Zo krijgt elke medewerker, ongeacht de afdeling, gelijke en blijvende ondersteuning. Analyse van deze data laat HR toe om vroeg in te grijpen en onderbouwde beslissingen te nemen over begeleiding en middelen.
Efficiënt offboardingproces
Onderzoeksinstellingen beheren gevoelige data. Daarom moet het offboardingproces grondig en veilig verlopen. De offboarding start ruim voor het einde van het contract. Medewerkers ontvangen tijdig gepersonaliseerde herinneringen, afhankelijk van hun rol. Alle betrokken collega’s worden op de hoogte gebracht van het vertrek.
Er wordt een bevraging verstuurd om feedback te verzamelen over de ervaring van de vertrekkende medewerker en hun toekomstplannen. Daarnaast worden onderzoeksgroepen verwittigd van vrijgekomen posities en wordt IT op de hoogte gebracht om toegangen te sluiten en accounts te deactiveren.
Zo wordt ook informatie verzameld over verbeterpunten in beleid, werksfeer of processen, via gestandaardiseerde vragenlijsten voor vertrekkende medewerkers.
Interne gids, Who is Who
In een organisatie met meer dan 350 medewerkers is er voortdurend nood aan onderlinge connectie. Een onderzoeker uit de ene afdeling moet soms een expert uit een andere afdeling vinden. De Who is Who-functie maakt dit eenvoudig. Het is een doorzoekbare databank van alle medewerkers. Je kan zoeken op naam, afdeling, expertise of functie.
De resultaten tonen naam, contactgegevens en een overzicht van iemands professionele achtergrond. Alles wordt overzichtelijk weergegeven per groep.
Deze functie stimuleert samenwerking en communicatie tussen afdelingen. Nieuwe medewerkers vinden snel de juiste aanspreekpunten binnen hun domein.
Conclusie
De Employee Module automatiseert diverse HR-processen en verhoogt zo de structuur, snelheid en nauwkeurigheid. Informatie komt terecht bij de juiste persoon, veilig en op maat. De Who is Who-pagina biedt een helder overzicht van alle medewerkers, waardoor je eenvoudig collega’s met de juiste expertise kan vinden.
